Phần mềm quản lý tài liệu là gì?
Phần mềm quản lý tài liệu là một giải pháp nhằm kiểm soát việc tạo, chia sẻ, tổ chức và lưu trữ tài liệu. Giải pháp này hợp lý hoá các quy trình để cải thiện năng suất, hiệu quả công việc thông qua các tài liệu số. Giải pháp được xây dựng từ một hệ thống thông tin với tài liệu là trung tâm, nơi mà bạn có thể tìm kiếm, truy xuất các tà liệu hoạt động nhanh, dễ dàng.
Các doanh nghiệp hiện đại ngày nay đang nhận ra rằng việc chuyển giao một số hoạt động quan trọng của họ vào trong một hệ thống tự động là giải pháp mang lại lợi ích thực tế rất lớn. Một trong số hoạt động đó chính là quản lý tài liệu doanh nghiệp. Các tài liệu giấy truyền thống cần phải in ra, đưa vào từng phòng ban làm việc (cấp số nhân theo số phòng hoặc số người xem) đã không còn phù hợp với xu hướng hoạt động tinh gọn, nếu chưa kể được việc gia tăng chi phí và thời gian làm việc. Đó là một sự lãng phí.
Bên cạnh đó, tài liệu số dù được đánh giá cao về tiện ích chi phí, nhưng cũng chưa có một cách chính thức hay tiêu chuẩn hợp lý nào để quản lý, chia sẻ và lưu trữ chúng một cách hiệu quả. Mọi khó khăn và thử thách đều đòi hỏi chúng ta có một hệ thống trung tâm để làm nơi lưu trữ và tổ chức lưu chuyển tài liệu. Phần mềm quản lý tài liệu có thể được coi là một trong những sự bứt phá quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhìn nhận tổng quan về định nghĩa cũng như các thành phần cần có của một phần mềm quản lý tài liệu tiêu chuẩn mà có thể bạn sẽ cần:
- Tại sao bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý tài liệu (DMS – Document Management Software)?
- Những lợi ích của một DMS
- Những tính năng cần thiết của một DMS
- Các thể loại DMS hiện nay
- Yếu tố quan trọng để quyết định chọn một DMS
- Các vấn đề tiềm ẩn khi áp dụng DMS
- Xu hướng thế giới của một DMS
Tại sao bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý tài liệu tự động
Tốc độ phát triển nhanh của công nghệ trong môi trường cạnh tranh ngày nay có thể khiến doanh nghiệp của bạn rớt khỏi cuộc đua với đối thủ nếu ngay lúc lúc, bạn có trang bị cho mình những thích nghi đổi mới hoạt động. Theo Business.com, 21.3% năng suất bị mất đi là do những thách thức có liên quan đến tài liệu doanh nghiệp. Có những điều nhỏ nhặt như tìm kiếm/xác định vị trí một tài liệu, mở tài liệu, chia sẻ dẫn đến giảm hiệu suất do mất thời gian, công sức.
Một tài liệu bị lưu trữ kém có thể mất trung bình 18 phút để tìm thấy (tương đương với khoảng 50% thời gian để dành ra cho một tài liệu). Đó là lúc mà bạn phải sử dụng đến một hệ thống quản lý tài liệu. Khi đó, phần mềm không còn nằm ở ngưỡng phải đắn đo suy nghĩ nữa mà là cần thiết để cải tiến hoạt động kinh doanh, làm tinh gọn quy trình và lập một kế hoạch phát triển hệ thống với chi phí hợp lý.
Một quy trình khác cũng có thể bị ảnh hưởng bởi thách thức về tài liệu đó là việc cập nhật được phiên bản mới nhất cho một tài liệu. Hơn 83% thời gian bị mất đi trong một quy trình để nhân viên tìm thấy được một văn bản mới nhất từ một nguồn khác. Điều này đặc biệt thấy rõ khi mọi người sử dụng mail để chia sẻ tài liệu. (Một tài liệu chia sẻ qua nhiều mail, có mail reply all có mail không, cc bccc, forward,…)
Vậy thì điều gì là cần thiết để giải quyết các thách thức quản lý tài liệu? Sử dụng một phần mềm quản lý tài liệu tự động. Giảm thời gian luân chuyển tài liệu, chuyển luồng tài liệu thành luồng tài liệu số, bảo mất chúng. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức và hoạt động hiệu quả hơn.
Lợi ích của một phần mềm quản lý tài liệu
Việc sử dụng một DMS mang lợi rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhân viên và cả sự hài lòng của khách hàng (theo đặc thù doanh nghiệp). Nếu bạn đang xem xét phát triển hoặc mua một ứng dụng DMS, hãy cân nhắc các yếu tố sau:
a. Quản lý tài liệu tập trung
Phần mềm sẽ không là gì cả nếu nó không đơn giản hoá được việc bạn phải quản lý tất cả các nguồn tài liệu của bạn. Với cách truyền thống, bạn sẽ lưu trữ nhiều chồng tài liệu trong nhiều tủ hồ sơ, trong một căn phòng và dán cho chúng những nhãn để phân loại. Với cách gần đây, bạn sẽ tải toàn bộ tài liệu lên ổ cứng đám mây, phân mục tài liệu, chia sẻ từng phần.
Với một DMS tổ chức quản lý tài liệu tốt, bạn sẽ có thể tìm kiếm được chúng từ các nguồn khác nhau với tên, nhãn, từ khoá hoặc một bộ lọc nâng cao.
b. Tăng sự kết nối
Việc chia sẻ và kết nối giữa các phòng ban là một trong những chức năng cốt lõi của DMS. Việc có thể xem và chỉnh sửa một tài liệu cùng một lúc, trong thời gian thực với đồng nghiệp sẽ giảm thiểu rất nhiều thời gian chuyển tiếp tài liệu.
Một tài liệu có thể có nhiều phiên bản chỉnh sửa và phần mềm sẽ hiển thị đến mỗi thành viên phiên bản gần nhất và sẵn sàng chia sẻ bất kỳ lúc nào.
Phần mềm có thể xử lý quá trình này một cách tự động, ngoài ra còn có thể đặt lịch thông báo, lưu trữ tài liệu theo nhu cầu cụ thể.
c. Tăng cường bảo mật dữ liệu
Tài liệu doanh nghiệp cần được bảo vệ mọi lúc. Nhiều phần mềm sẽ kiếm soát việc này bằng cách phân quyền truy cập đối với từng vai trò hoặc nhóm người dùng cụ thể. Người quản trị có thể cấp quyền truy cập, xem, chỉnh sửa, xuất, phê duyệt và/hoặc chia sẻ tài liệu.
Ngoài ra, người quản lý cần phải xem được những hành động mà người dùng cụ thể đã thực hiện với tệp tài liệu (ghi nhận lịch sử hoạt động).
Tài liệu số có thể tránh được các rủi ro tự nhiên như hoả hoạn, lũ lụt, v.v..
d. Truy xuất tài liệu nhanh chóng
Phần mềm cho phép bạn sử dụng 01 hoặc 01 cụm từ khoá để tìm kiếm tài liệu thay vì nhớ tên tên tài liệu tìm kiếm như bình thường hoặc tìm theo nhãn trong cách truyền thống. Việc truy xuất tài liệu này có thể thực hiện được bất kỳ lúc nào, ở đâu.
Tính năng của một phần mềm quản lý dữ liệu
a. Kho lưu trữ tài liệu
Lưu trữ tài liệu hồ sơ doanh nghiệp tập trung để dễ dàng truy xuất, tìm kiếm và chia sẻ sử dụng. Đảm bảo được thông tin có liên quan được cập nhật và có thể truy cập bất cứ khi nào cần thiết.
b. Bảo mật và kiểm soát truy cập
Tránh các truy cập trái phép bằng cách phân quyền sử dụng theo vai trò, theo tài khoản, theo tập tài liệu cụ thể. Một số phần mềm còn có thể hạn chế truy cập theo IP, điều này đảm bảo chỉ những người phù hợp điều kiện mới được thực hiện các hành động đối với tập tài liệu.
c. Kiểm soát phiên bản
Kiểm soát được các phiên bản tài liệu mà không cần phải sao lưu một văn bản quá nhiều bản sao. Phần mềm cho phép bạn xem các phiên bản đã cập nhật và thông báo đến thành viên những văn bản mới nhất.
d. Lập chỉ mục và phân loại
Mỗi tài liệu đều có thể được phân loại theo nhãn, tag, từ khoá để dễ dàng tìm kiếm (lập chỉ mục).
e. Tải lên hàng loạt
Trong nhiều trường hợp, có thể bạn sẽ cần tải lên hàng loạt để lưu trữ những tài liệu có liên quan đến một dự án hoặc khách hàng. Tải lên từng cái giúp bạn làm rõ được nhiều thông tin có liên quan đến tài liệu đó, dễ phân loại và tìm kiếm; nhưng phần mềm cũng cần phải sẵn sàng để bạn tại lên nhiều thứ hơn và chỉnh sửa thông tin tài liệu sau.
f. Trình duyệt chỉnh sửa PDF
Với công nghệ hiện nay, một số phần mềm còn cho phép bạn chỉnh sửa và lưu tập tin trên file pdf với những thông tin đơn giản như 01 ô text, thời gian, công cụ tuỳ chỉnh khác.
g. Tuỳ chỉnh giao diện
Phần mềm cho phép bạn tuỳ chỉnh màu sắc, logo, chủ đề để đảm bảo thương hiệu được xuyên suốt trong quá trình hoạt động. Nếu như vậy thì trông mọi thứ sẽ chuyên nghiệp hơn và hoạt động hiệu quả hơn.
h. Ứng dụng di động
Truy cập được tài liệu của bạn ngay cả khi đang sử dụng di động hay thiết bị cầm tay nào khác. Với ứng dụng di động, bạn có thể tải lên, truy cập và chia sẻ bất kỳ lúc nào.
i. Đồng bộ dữ liệu
Đồng bộ hoá toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp, để mọi thứ là duy nhất và tránh rủi ro nhầm lẫn tài liệu.
j. Ghi nhận lịch sử hoạt động của từng tài liệu
Trong vòng đời của một tài liệu, bạn có thể xem được thông tin liên quan đến nó như: khách hàng, dự án, ngày giờ mà các hành động đã thực hiện đối với tài liệu, các bình luận, ghi chú, từ khoá từ các tài khoản khác.
Các loại phần mềm quản lý tài liệu hiện nay
Để xác định được loại nào phù hợp còn tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động, mục đích sử dụng và cấu trúc mạng Internet đã được thiết kế tại doanh nghiệp. Bạn có thể xem 02 loại phổ biến sau:
a. Nền tảng đám may – Cloud based
Phần mềm sử dụng nền tảng đám mây lưu trữ dữ liệu từ một nhà cung cấp server, có thể truy cập bất kỳ lúc nào miễn là có kết nối internet. Dịch vụ lưu trữ này thường tính phí dịch vụ theo số lượng lưu trữ, số lượng người dùng hoặc theo các tính năng đã thông báo, được tính phí theo tháng và lập hoá đơn linh động. Nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm chăm sóc, nâng cấp và bảo trì hệ thống mà không mất thêm chi phí.
Một số yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây đó là: Tốc độ kết nối internet của bạn và vị trí đặt trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp (trong hoặc ngoài nước).
Khi lực chọn nhà cung cấp dịch vụ này thì bạn không cần phải có một đội ngũ IT chuyên dụng cho việc cài đặt và giữ cho nó chạy, bạn có thể truy cập và thực hiện các tác vụ với tài liệu bất kỳ lúc nào, ở đâu.
b. Tự lưu trữ
Đối với phần mềm loại này, hệ thống máy chủ lưu trữ dữ liệu sẽ đặt ngay tại công ty của bạn. Bạn chủ động trong việc cài đặt, tuỳ chỉnh cách thức lưu các tệp ấy. Chi phí cho phần mềm loại này thường chỉ trả 01 lần ban đầu (có thể là theo số lượng người dùng). Giá của một phần mềm tự lưu trữ bao gồm phí cài đặt, khởi tạo, 01 gói người dùng, cơ sở vật chất có thể khoảng vài nghìn đô (khoảng 1 tỷ vnđ). Sau một thời gian sử dụng, có thể sẽ phát sinh phí người dùng bổ sung, phí duy trì, nâng cấp, hỗ trợ (phí thu theo năm hoặc khi có phát sinh)
Một số rủi ro với phần mềm này là khả năng tự động sao lưu, khả năng tương thích với hệ điều hành máy tính (các phần mềm này thường đã phát triển từ lâu và không còn phù hợp với hệ điều hành mới). Nhưng phần mềm tự lưu trữ lại thích hợp với những nhóm doanh nghiệp muốn tự kiểm soát dữ liệu và có sẵn đội ngũ duy trì hệ thống.
Các yếu tố cân nhắc khi chọn một phần mềm quản lý tài liệu
Khi đầu tư cho một DMS, bạn có thể phải xem xét rất nhiều điều, cẩn thận; bởi vì chi phí và những tác động khi áp dụng một phần mềm quản lý có thể rất lớn. Để giúp bạn chọn được cho tổ chức một phần mềm phù hợp với nhu cầu, bạn cần xác định trước mục tiêu và cách thức mà tổ chức sẽ thực hiện quản lý, sau đó là xem xét các yếu tố sau:
a. Thời gian và tính hiệu quả so với chi phí
Trong kinh doanh, tiết kiệm thời gian là tiết kiệm tiền bạc. Do đó mà bạn cần tăng năng suất làm việc của nhân viên với sự trợ giúp của phần mềm, giảm thiểu thời gian chết hay lãng phí vì những tác vụ có liên quan đến tài liệu.
b. Lưu trữ dữ liệu tập trung
Tìm kiếm một hệ thống cho phép bạn và mọi thành viên có liên quan có thể truy cập, xem, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách đơn giản, nhanh chóng.
c. Khả năng truy cập
Giữa các thành viên có thể sẽ có chung nhiều dự án và có quyền xem những tài liệu khác nhau. Bạn sẽ cần khả năng truy cập chính xác, bất kỳ lúc nào và trên bất kỳ thiết bị thông dụng nào.
d. Bảo mật nội dung
Đảm bảo chỉ người dùng được cho phép mới có thể xem và thực hiện các tác vụ đã được cho phép. Điều này giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn đối với những tài liệu nhạy cảm, quan trọng.
e. Khả năng kết nối ứng dụng
Một hệ thống chuyên nghiệp có khả năng tích hợp với một đối tác thứ ba, có thể là có sẵn từ bạn, nhưng nên là những ứng dụng phổ biến và đang hoạt động tốt ở đúng chuyên môn của họ.
f. Tổ chức thông tin có hệ thống
Một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu là phần mềm có cấu trúc thông tin chính xác, giúp bạn truy cập, tìm kiếm và truy xuất đúng tài liệu bạn cần.
g. Chia sẻ dữ liệu
Cho dù là đối với thành viên trong hoặc ngoài hệ thống, thì việc chia sẻ nhanh chóng tài liệu giúp hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Quan trọng là tài liệu vẫn được bảo mật, chia sẻ đúng quyền và theo dõi được các tác vụ có liên quan đến tài liệu
Các vấn đề tiềm ẩn khi áp dụng quản lý tài liệu
Việc triển khai áp dụng một phần mềm quản lý tài liệu đôi khi không suôn sẻ như kế hoạch, mong đợi. Có một số vấn đề mà bạn và doanh nghiệp có thể gặp phải, và đôi khi vấn đề phát sinh không phải là từ phần mềm. Trước khi đầu tư vàp hệ thống quản lý tài liệu, hãy lưu ý những vấn đề tiềm ẩn sau:
Lộ trình học và áp dụng công nghệ
Đối với bất kỳ công nghệ mới nào, cũng đều có những khoảng trễ thời gian để học cách sử dụng và bắt đầu chuyển giao quy trình. Bạn cần ước tính được khoảng trễ này để có kế hoạch phù hợp. Hầu hết công nghệ hiện nay đều cố gắng phát triển thân thiện với người và luôn có sẵn để bạn thử nghiệm sự phù hợp.
Chi phí hệ thống quản lý thường cao
Đối với hệ thống quản lý ngày nay, thường là bạn sẽ tốn một khoản phí ban đầu và đóng phí dịch vụ tuỳ chỉnh. Điều này giảm bớt gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp và tăng khả năng tiếp cận đến với nhiều nhóm doanh nghiệp hơn. Có nhiều phần mềm cho phép dùng thử miễn phí để bạn kiểm tra và đánh giá độ phù hợp trước khi đầu tư.
Bạn cũng có thể tuỳ chỉnh các tính năng của hệ thống theo nhu cầu thực tế để sử dụng, giảm bớt chi phí không cần thiết và có thể nâng cấp bất kỳ khi nào sẵn sàng mở rộng.
Phản ứng từ nhân viên
Sẽ có không ít nhân viên phản ứng với sự thay đổi quy trình so với những gì mà họ hằng ngày vẫn làm. Lúc đầu, có thể sẽ có những thái độ không tích cực, không hỗ trợ chuyển giao tài liệu đúng với mong muốn; hãy cố gắng giao tiếp với họ, thông tin về những lợi ích mà họ có thể có được từ việc tiết kiệm thời gian, công sức; thảo luận cùng nhau về việc thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ; cung cấp cho họ sự hỗ trợ cần thiết nếu họ không có am hiểu nhiều về công nghệ.
Xu hướng phần mềm quản lý tài liệu
Trong những năm gần đây, hệ thống quản lý tài liệu đã phát triển từ tự sở hữu sang công nghệ dịch vụ lưu trữ đám mây, một hệ thống hiệu quả hơn, thân thiện hơn. Khi ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thức được việc áp dụng công nghệ vào quản lý, thì công nghệ sẽ có động lực thúc đẩy phát triển mạnh mẽ hơn, đáp ứng nhu cầu sử dụng tiên tiến hơn, ví dụ như:
Khả năng di động
Mọi người ngày nay có thể làm mọi thứ chỉ với chiếc di động. Trong bối cảnh liên tục di chuyển, thì một thiết bị kết nối có khả năng truy cập vào những hệ thống quản lý sẽ giúp những doanh nhân, nhân viên làm việc năng suất cao hơn. Nhiều giải pháp quản lý tài liệu đã có thể tích ứng với các thiết bị di động và sẵn sàng hoạt động mạnh mẽ như khi sử dụng trên máy tính. Đây là một xu hướng tất yếu của công nghệ và các hệ thống quản lý của doanh nghiệp cũng không nằm ngoài xu hướng đó.
Khả năng lưu trữ đám mây
Đây là một dịch vụ mới phát triển gần đây tại Việt Nam. Hầu hết hệ thống phát triển đều dựa trên nền tảng website vì rất nhiều hoạt động kinh doanh trọng yếu đã trực tuyến. Một hệ thống trực tuyến cũng đang mạnh mẽ hơn trong việc cung cấp khả năng bảo mật cao và dễ dàng sử dụng.
Kết nối nhiều hơn với khách hàng
Đây là yếu tố hết sức cần thiết khi mà một khách hàng, họ ngày càng thông minh và táo bạo hơn trong việc hoà nhập và giao tiếp với doanh nghiệp mà họ đang kết nối. Việc cho phép khách hàng truy cập vào hệ thống để cùng tham gia vào việc quản lý, chia sẻ, bình luận tài liệu, thúc đẩy hoạt động hiệu quả thực tế hơn. Thông thường, khách hàng khi truy cập vào hệ thống sẽ được xem, gửi yêu cầu hoặc phản hồi, nhận xét và tải về tài liệu của họ.