Bất kỳ một Doanh nghiệp nào trong tiến trình cải thiện hiệu quả hoạt động của mình đều rất cần có một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỒ SƠ. Điều này cần thiết như Doanh nghiệp cần một Chiến lược phát triển.
Mỗi kế hoạch quản lý tài liệu cần đạt những tiêu chí quan trọng (tuỳ loại hình doanh nghiệp mà cần thêm tiêu chí khác) sau:
- Cải thiện quyền truy cập thông tin đến cấp thành viên;
- Giảm chi phí vận hành;
- Giảm nguy cơ tranh chấp thông tin;
- Bảo vệ được những thông tin quan trọng.
Nếu Doanh nghiệp của bạn chưa có một ứng dụng hay cách thức nào để quản lý hiệu quả thông tin của mình, tốt nhất hãy suy nghĩ về việc phất triển nó ngay từ lúc này, bởi thông tin cũng giống như là máu lưu thông, nó cần được lưu chuyển đúng lúc đúng chỗ đúng người. Quản lý thông tin giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả về mặt tổng thể, giảm thiểu những rủi ro không cần thiết.
Sau đây là 07 bước giúp bạn tạo cho mình một Kế hoạch quản lý tài liệu doanh nghiệp hiệu quả:
Ai là người sẽ chịu trách nhiệm
Khi tạo và thực thi bất kỳ một kế hoạch hay chiến lược nào, thì điều quan trọng đầu tiên là xác định người phụ trách – người chịu trách nhiệm cho mọi thứ đi đúng hướng từ đầu đến cuối và đáp ứng đúng nhu cầu của từng nhóm trong kế hoạch. Để đảm bảo việc tài liệu doanh nghiệp được lưu trữ và phân quyền đúng với tài khoản sử dụng, bạn cần một nhóm đại diện cho các phòng ban để nhóm này hoạt động như một tiếng nói đại diện chung, hoà giải khi cần thiết. Họ sẽ là người xác định tài liệu nào được phép truy cập, cần được riêng tư, và cách phòng ban họ xử lý tài liệu của mình.
Đối với những doanh nghiệp nhỏ hơn, ít phòng ban hơn, nhưng cũng cần tách bạch các quy trình xử lý tài liệu để có thể phân loại và phân quyền sử dụng. Một tài khoản có thể có nhiều quyền truy cập vào những quy trình tài liệu khác nhau.
Đánh giá hệ thống lưu trữ tài liệu hiện tại và có kế hoạch phát triển
- Đánh giá hệ thống hiện tại của doanh nghiệp ở mặt tài liệu giấy lẫn tài liệu số.
- Xác định quy trình xử lý tài liệu trong toàn Doanh nghiệp: Cách nhận – Xử lý – Đánh giá – Lưu trữ – Cập nhật – Huỷ bỏ.
- Xác định 1 – 2 nhóm/phòng ban đặc thù để thử nghiệm dự án. Việc này nhằm giảm thiểu rủi ro áp dụng và đội ngũ phát triển có thể khám phá ra cách thiết kế ứng dụng phù hợp với toàn doanh nghiệp.
- Hãy lưu ý đến đường đi của mỗi nhóm tài liệu. Và nhóm dự án hoặc chủ Doanh nghiệp sẽ phải quyết định tối ưu tiến trình này để chuẩn hoá hay là cho phép tuỳ biến trong từng bộ phận (sẽ có thể liên quan đến chi phí phát triển và vận hành).
- Quyết định lựa chọn nhóm dự án phát triển là nội bộ hay một đối tác phát triển bên ngoài. (Sự sẵn có về mặt chuyên môn lẫn tài nguyên của phần mềm là một yếu tố quyết định rất quan trọng).
- Tìm ra những gì là cần thiết để hoàn thành kế hoạch xây dựng ứng dụng quản lý tài liệu doanh nghiệp.
Xác định các nhóm tài liệu cần quản lý
Nhóm dự án bây giờ đã có một sự hiểu biết nhất định về các loại tài liệu cần được quản lý, từ đó có thể xác định được thời gian và cách thức tài liệu đang được vận hành. Nhóm dự án sẽ cần lưu trữ tất cả loại tài liệu để kiểm tra và phân loại:
- Hồ sơ
- Tài liệu tham khảo
- Thông tin cá nhân
- Thông tin khách hàng
- Thông tin dự án
- Biểu mẫu, văn bản mẫu
- …
Việc phân loại này giúp bạn có thể tìm kiếm được dễ dàng những loại tài liệu nào là cần thiết, cấp bách.
Thiết lập quy trình, các ràng buộc và kiểm chứng với các loại tài liệu
Sau khi đã hoàn tất việc kiểm kê, phân loại, nhóm dự án sẽ xác định:
- Cách mà các loại tài liệu sẽ lưu trữ, tài liệu nào được phân cấp và vị trí lưu trữ tài liệu;
- Cách theo dõi, xử lý với các loại bản nháp, giáy tờ làm việc, tài liệu sao chép;
- Hệ thống nào được thiết lập để lưu trữ và quản lý: Tài liệu giấy – Tài liệu số – Kết hợp cả hai
Lưu ý: Một hệ thống quản lý tài liệu số cần đáp ứng được yêu cầu theo dõi luồng công việc, lập chỉ mục tài liệu, khả năng phân biệt/phân loại, tìm kiếm đa dạng, bảo mật được tài liệu, phân quyền truy cập tài liệu rõ ràng trong những trường hợp cụ thể và bạn phải tuỳ chỉnh được các điều này.
Chuẩn bị kế hoạch
Phác thảo một kế hoạch bao gồm:
- Làm thế nào để các tài liệu được nhận, xử lý, lưu trữ, truy xuất hoặc bị loại bỏ khỏi hệ thống;
- Quy trình nào sẽ được đồng bộ hoá, quy trình nào được tuỳ chỉnh theo phòng ban;
- Khi nào thì các luồng xử lý tài liệu là hoàn tất;
- Cách xử lý các tài liệu khi chúng không còn cần thiết.
Loại bỏ các tài liệu không cần thiết
Trong quá trình phát triển và thực hiện kế hoạch quản lý tài liệu, sẽ có xuất hiện những sự lộn xộn, một vài tài liệu là không còn sử dụng được, không cần thiết, chiếm dụng không gian lưu trữ hoặc có rủi rõ tiềm ẩn về mặt pháp lý. Nhóm dự án sẽ xác định và ra quyết định đối với những loại tài liệu này.
Trong hệ thống quản lý tài liệu, có thể lưu trữ chúng ở một kho riêng, có lịch sử lưu trữ, tuỳ chọn ngày huỷ bỏ. Mọi thứ còn tuỳ thuộc vào mô hình doanh nghiệp, có liên quan đến pháp lý hoặc nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Tổ chức quản lý và duy trì thực hiện
Đây là bước vô cùng quan trọng trong việc lập và thực hiện chiến lược cải thiện hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Nếu bạn chọn sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu số, hãy chuyển toàn bộ tài liệu vào hệ thống, lập chỉ mục, từ khoá, phân mục tài liệu; đối với tài liệu giấy, hãy scan biến chúng thành tài liệu số.
Một khi tất cả được tổ chức, đồng bộ vào hệ thống, điều quan trọng là thúc đẩy nhân việc duy trì việc thực hiện, lưu trữ và cập nhật tài liệu. Tốt nhất là bạn nên có một chính sách hỗ trợ để khuyến khích mọi người sử dụng hệ thống mới, khi đó tài sản của công ty mới được bảo vệ và bạn có thể an tâm phát triển kinh doanh.