Tài liệu doanh nghiệp, dù là tài liệu giấy hay tài liệu số, cũng đều là một thành phần không thể thiếu của bất kỳ tổ chức nào. Quản lý thông tin kinh doanh, đôi khi là từ nhiều nguồn khác nhau, có thể là một nhiệm vụ đầy thử thách. Tuỳ thuộc vào mô hình doanh nghiệp của bạn mà Giải pháp quản lý tài liệu với scan, lưu trữ, truy xuất sẽ giúp ích được phần nào cho bạn.
Trong bài viết dưới đây, sẽ làm rõ hơn về 07 lợi ích rõ ràng nhất của một hệ thống quản lý tài liệu. từ đó cho bạn thêm 1 góc nhìn trong việc quyết định lựa chọn hệ thống thích hợp:
Tối ưu không gian lưu trữ
Cùng với việc chi phí các tài sản cố định gia tăng sẽ là chi phí lưu trữ tài liệu giấy gia tăng. Một phần mềm cho phép lưu trữ tài liệu số sẽ giúp bạn loại bỏ được phần nào chi phí không cần thiết này. Các tài liệu giấy quan trọng hoặc bản sao lưu tài liệu có thể được lưu trữ ở một địa điểm khác với chi phí tốt hơn, không chiếm dụng không gian làm việc trong văn phòng của bạn.
Nâng cao bảo mật
Bảo mật tài liệu rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Giải pháp sử dụng hệ thống quản lý tài liệu giúp kiểm soát tốt hơn các tài liệu nhạy cảm. Một hệ thống tốt sẽ cung cấp được quyền truy cập tài liệu chính xác theo mong muốn và có khả năng tuỳ chỉnh trong những trường hợp cụ thể bởi chính bạn. Ngoài ra, một hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp còn có thể theo dõi các phiên bản tài liệu, cho biét ai và khi nào một thành viên truy cập và chỉnh sửa tài liệu. Các tài liệu có thể được gắn từ khoá, thẻ để có những cảnh báo tự động.
Cải thiện việc tuân thủ quy định đối với tài liệu
Có một số tài liệu có những quy định, thủ tục khá phức tạp để đáp ứng được những pháp lý, nghĩa vụ đặc thù (ví dụ như quy định bảo mật). Một hệ thống quản lý tài liệu được cài đặt tự động đối với một số tài liệu và với những tài liệu mới, thành viên mới, việc quy định này như một hướng dẫn giúp quy trình tốt hơn, lưu trữ dễ dàng hơn và giảm thiểu sai sót có thể xảy ra.
Truy xuất dễ dàng
Tìm kiếm và truy xuất tài liệu hiện nay rất tốn thời gian khi mà bạn phải biết chính xác tên, khu vực để tìm kiếm.
Trong thực tế, PWC đã công bố một báo cáo về chi phí liên quan đến việc quản lý tài liệu (khảo sát nước ngoài – thông tin tham khảo – ND)
- Chi phí tạo 01 tài liệu (nộp, công bố): $20
- Chi phí tìm kiếm 01 tài liệu vì sự nhầm lẫn: $120
- Chi phí tái tạo 01 tài liệu đã mất: $220
- Có 7.5% tài liệu bị mất;
- 3% số còn lại sẽ bị thất lạc;
- Các chuyên gia thường mất khoản 5 – 15% quỹ thời gian để đọc 01 tài liệu, và mất 50% thời gian để tìm ra tài liệu đó.
Một giải pháp quản lý tài liệu tốt phải giúp bạn tiết kiệm thời gian mạnh mẽ. Một hệ thống tốt phải giúp bạn tìm kiếm tài liệu không chỉ với cái tên, mà còn bằng bộ từ khó mô tả, thẻ, danh mục, chỉ mục khác, với một từ hoặc một cụm từ; có khả năng kết hợp với các ứng dụng quản lý doanh nghiệp khác, tạo điều kiện truy cập thông tin, lưu chuyển thông tin xuyên suốt.
Hệ thống quản lý tài liệu có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, miễn là có kết nối internet.
Kết nối tốt hơn
Với hệ thống quản lý tài liệu, việc chia sẻ thông tin và cộng tác giữa các bộ phận sẽ dễ dàng. Các tài liệu xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau có thể được truy cập từ nhiều điểm khác nhau. Tài liệu có thể được chia sẻ qua mail hoặc tin nhắn nội bộ.
Với một số hệ thống, người dùng bên ngoài cũng có thể được cấp quyền cho xem tài liệu, theo dõi các phiên bản tài liệu hoặc có thể phục hồi tài liệu nếu cần thiết. (Đây là một tính năng cũng khá quan trọng khi cho phép nhiều người cùng xem, chỉnh sửa).
Sao lưu và phục hồi
Bất kỳ giải pháp quản lý tài liệu nào cũng phải bao gồm việc sao lưu tài liệu và cho phép phục hồi khi có rủi ro xảy ra. Với tài liệu số, mọi tài liệu quan trọng để có thể lưu trữ và bảo vệ khỏi những rủi ro khách quan (rủi ro thiên nhiên).
Những lợi ích vô hình
- Khả năng linh hoạt trong quyết định, thảo luận
- tăng khả năng cạnh tranh, tốc độ cạnh tranh
- Yên tâm hơn để hoạt động kinh doanh
Rõ ràng, thời gian chính là minh chứng rõ ràng nhất trong việc áp dụng một giải pháp quản lý tài liệu. Thời gian được tiết kiệm góp phần tăng năng suất làm việc. Việc truy xuất tài liệu nhanh hơn, hiệu quả hơn giúp tăng tinh thần nhân viên, tăng sự hài lòng của khách hàng. Một điều quan trọng, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn để mở rộng phát triển, thay đổi mô hình khi cần thiết.
Một hệ thống quản lý tài liệu thích hợp có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn nhiều lợi ích hơn nữa. Hãy cứ suy nghĩ, sáng tạo, tìm và thực hiện một kế hoạch quản lý tốt để doanh nghiệp của mình phát triển bền vững hơn nữa.